Friday , 14 August 2020

Ban hành Quy định trao đổi thông tin và làm việc hiệu quả

Căn cứ Điều lệ tổ chức và hoạt động của công ty cũng như xét đề nghị của Giám đốc nhân sự. Được sự phê duyệt của Tổng giám đốc, Phòng Nhân sự thông báo ban hành Quy định trao đổi thông tin và làm việc hiệu quả với những nội dung chính như sau:

1.Mục Đích:

  • Phục vụ giải quyết công việc nhanh chóng chính xác dựa trên những thông tin kịp thời
  • Tăng khả năng gắn kết và xây dựng môi trường làm việc văn minh hiệu quả
  • Tiết kiệm chi phí và thời gian khi sử dụng hình thức trao đổi công việc qua thư điện tử và các công cụ online

2.Các phương thức trao đổi thông tin được sử dụng trong công việc:

Thư điện tử email, chat Zalo message hoặc trao đổi trực tiếp

3. Cách thức triển khai:

– Đối với trao đổi thông tin qua thư điện tử email: Sử dụng trong trường hợp cần chốt lại hoặc xác nhận lại thông tin công việc đã được trao đổi bàn bạc và thống nhất, khuyến khích cán bộ nhân viên trao đổi trực tiếp để thống nhất cách giải quyết sau đó sử dụng email để xác nhận lại kết quả, rút ngắn thời gian giải quyết công việc

– Các ứng dụng chat được sử dụng trong trao đổi công việc gồm có Zalo, message, skype dùng để trao đổi thông tin và thống nhất cách giải quyết, chỉ sử dụng để chốt và xác nhận thông tin trong trường hợp khẩn cấp

– Sau khi trao đổi qua các ứng dụng chat cần tổng kết lại nội dung trao đổi qua mail và gửi cho các bên liên quan để xác nhận và triển khai thực hiện

– Đối với hình thức trao đổi thông tin trực tiếp gồm có việc gặp mặt trực tiếp Face to Face, họp, trao đổi qua điện thoại được sử dụng để trao đổi thông tin và thống nhất cách giải quyết sau đó tổng kết lại và trao đổi qua mail.

4. Đối tượng áp dụng:

– Các phòng ban có trách nhiệm thường xuyên đăng nhập hộp thư điện tử của phòng hoặc cá nhân để xử lý và giải quyết kịp thời công việc. Nếu có bất kỳ sự cố nào cần nhanh báo cho phòng công nghệ thông tin được biết để xử lý và giải quyết.

– Các phòng ban cần chịu trách nhiệm về nội dung độ chính xác và bảo mật các thông tin trong quá trình sử dụng giao dịch văn bản điện tử .

Việc ứng dụng công nghệ thông tin sử dụng hiệu quả hệ thống Email trong các mặt hoạt động của phòng ban được đánh giá như là một tiêu chí thi đua hàng năm được Tổng giám đốc khen thưởng theo quy định. Ngược lại mọi vi phạm trong tổ chức quản lý sử dụng hệ thống mạng sẽ bị xử phạt theo quy định.

Quy định trao đổi thông tin và làm việc hiệu quả có hiệu lực thi hành kể từ ngày 01/01/2020

Chi tiết mời CBNV xem tại file đính kèm trên mail đã được gửi đến từng Phòng ban, bộ phận.

 

 

About Hai Tran Thanh

Check Also

CÔNG BỐ KẾT QUẢ CUỘC THI “KGER RING TRONG TÔI” – GIAI ĐOẠN III – TIN TƯỞNG

Các KGer thân mến, Sau 15 ngày phát động và hưởng ứng bình chọn online …

Leave a Reply

Your email address will not be published.